Privacybeleid

Met de AVG-wetgeving, die vanaf 25 mei 2018 in werking is getreden, willen wij jou een duidelijk beeld geven van wat wij met je gegevens doen. Slaan we ze op? En waarom en hoe? En welke gegevens? Je leest het op deze pagina. Dit privacystatement kan worden aangepast en verder gespecificeerd. 

Op onze website Sunredheaters.eu (onderdeel van OutTrade BV) vragen we persoonsgegevens van je, om je zo goed mogelijk te kunnen helpen. Uiteraard doen wij ons uiterste best om jouw gegevens privé te houden. Wij besteden binnen OutTrade BV veel tijd en aandacht aan de bescherming van jouw persoonsgegevens. Dit vinden wij heel belangrijk, het gaat anderen tenslotte niks aan.

Welke gegevens wij van jou vragen kan je in ons privacystatement hieronder lezen.

Dit privacybeleid is voor het laatst gewijzigd op 27 mei 2024.

Doeleinden en rechtsgronden voor de verwerking
Bij OutTrade BV verwerken wij alleen persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de bestelling, dan wel overeenkomst. Het kan zo zijn dat de gegevens worden ingezien door derden, het gaat hier dan om factureringsbedrijven of administratiebedrijven. Nooit doen wij als OutTrade BV zijnde een aanvraag voor bijzondere persoonsgegevens, deze zullen dan ook niet terechtkomen bij derden. We doen er alles aan om jouw privacy te waarborgen en werken dan ook met elektronisch beveiligde portals om de gegevens vertrouwelijk en veilig te houden. Om het voor jou eenvoudig en overzichtelijk te houden laten wij gegroepeerd zien wat wij van je opslaan en met welke reden en op welke grondslag we dat doen.

Dienstverlening, klantendatabase en financiële afwikkeling

• Doeleinde: beheer van bestellingen/voltooien van overeenkomst;
• Gegevens: naw-gegevens, leveringsadres, factuuradres, e-mailadres, telefoonnummer, betalingsgegevens, KvK-nummer, BTW-nummer en klantnummer;
• Grondslag: uitvoering van de overeenkomst;
• Bewaartermijn: zo lang als noodzakelijk voor dit doeleinde.

Marketing nieuwsbrieven

• Doeleinde: klanten en mensen die zich ingeschreven hebben informeren en interesseren;
• Gegevens: omdat de contacten al in onze doelgroep zitten, is het voor ons niet van belang om meer te weten dan alleen de voor- en achternaam en het (bedrijfs)e-mailadres. Op die manier verwerken we zo weinig mogelijk gegevens en blijft de privacy beter gewaarborgd;
• Grondslag: gegeven toestemming;
• Bewaartermijn: zo lang als noodzakelijk voor dit doeleinde, tenzij de betrokkene aangeeft de nieuwsbrief niet meer te willen ontvangen. In de nieuwsbrief zie je altijd een optie om je uit te schrijven. Na deze melding, wordt ook het contact volledig uit de database gewist.

Duur van opslag
De gegevens worden in onze database opgeslagen tot nader bericht van de betrokkene. Of wanneer de wettelijke opslagtermijn is verlopen. Dan worden de persoonsgegevens bij OutTrade verwijderd.

Recht op inzage
Je heeft als klant altijd recht op inzage in jouw eigen gegevens. Bovendien is het altijd mogelijk om een verzoek tot rectificatie of verwijdering van de gegevens in te dienen. Dit wordt dan door de verantwoordelijke afdeling z.s.m. opgepakt. Dit verzoek kan worden ingediend op privacy@sunred.nl. We streven ernaar om je hierbij binnen 48 uur te informeren over het vervolg van jouw aanvraag. Je hebt bovendien, volgens de Europese wet, altijd het recht om een klacht in te dienen of bezwaar te maken tegen het verwerken van uw gegevens bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Je kunt OutTrade ook verzoeken om de persoonsgegevensverwerking te beperken. Onder voorwaarden heb je dat recht. Indien je een beroep doet op de gegevensoverdracht van jouw persoonsgegevens, dan moeten wij als OutTrade BV daar aan voldoen. Wij zullen deze gegevens dan verstrekken in een gangbare en overzichtelijke vorm, die op een simpele wijze in een ander gangbaar digitaal systeem te openen is.

Verwerkers van persoonsgegevens
OutTrade BV maakt gebruik van externe partijen om de overeenkomst zo goed mogelijk te laten verlopen. Denk daarbij aan de financiële administratie of het verwerken van de klantgegevens in het digitale orderverwerkingssysteem, om zodoende de overeenkomst uit te kunnen voeren. Door het sluiten van verwerkersovereenkomsten waarborgt OutTrade dat ook zij vertrouwelijk omgaan met jouw (bedrijfs)gegevens. 

Cookies, wat en hoe?
Een cookie is een klein tekstbestand dat op een tablet, smartphone of pc wordt geplaatst. Cookies zijn nodig om de site optimaal te laten werken en u zo een betere gebruikservaring te geven. Ook kan het voor ons helpen om de website te verbeteren en af te stemmen op de wensen van de bezoekers. Op onze cookiepagina vind je meer informatie over welke cookies wij plaatsen en waarom.

Mag dit statement worden gewijzigd?
Dit privacystatement kan worden gewijzigd. Daarom adviseren we je, wanneer je goed op de hoogte wilt blijven, om dit statement meermaals te controleren. Heb je ook na het lezen van dit privacystatement nog vragen over hoe we gegevens verwerken bij OutTrade BV? Stuur ons dan gerust een e-mail naar privacy@sunred.nl. Heb je een klacht? Dan kan deze ook naar hetzelfde e-mailadres worden gestuurd. Daarnaast kun je ook altijd schakelen met de nationale toezichthouder voor de privacybescherming. In Nederland is dit de bevoegde Autoriteit Persoonsgegevens.

Functionaris gegevensbescherming
Op dit moment is er binnen OutTrade een functionaris gegevensbescherming aangewezen, waarmee je in contact kunt komen via privacy@sunred.nl. Gezien de aard van de gegevens die worden verwerkt en dat er hierbij geen sprake is van bijzondere persoonsgegevens, is er voorlopig nog geen DPIA (data protection impact assessment) vereist.

Privacy by default
OutTrade verwerkt alleen gegevens die noodzakelijk zijn voor een specifiek doel. Denk daarbij aan onze softwareoplossingen voor de hele organisatie, waarin wij overzichtelijk en goed beveiligd de gegevens verwerken om de overeenkomst te kunnen uitvoeren. Zo opereren wij met een gerechtvaardigde grondslag gezien de AVG. Deze externe partij ondersteunt OutTrade met extra softwareservice en zal, bij een eventueel probleem, er altijd alles aan doen om het probleem zo snel mogelijk te verhelpen. Daarnaast beroept OutTrade zich ook op externe partijen die de financiële administratie ondersteunen. Ook daar zijn duidelijke afspraken mee gemaakt, waardoor wij inzichtelijk hebben dat we geen gegevens opslaan die niet noodzakelijk zijn voor een succesvolle afhandeling.

Gegevens in kaart gebracht met eigen verwerkingsregister
Om goed zicht te kunnen houden op de (verwerkte) gegevens van onze klanten, beheren we vanaf 25 mei 2018 ook een verwerkingsregister. Hierin worden eventuele wijzigingen of nieuwe aanmeldingen vermeld, met het oog op onze klanten. Op die manier willen we inzichtelijk maken welke informatie we verwerken, hoe frequent we dit doen en op welke manier we dit doen. Doordat dit register wordt bijgehouden door ons, kun je als klant ook inzicht krijgen in de gegevens die we na 25 mei verwerken. Zoals in de nieuwe wet is bepaald, kan je altijd een verzoek indienen om inzage te krijgen in jouw gegevensverwerking. Ook hiervoor neem je contact op met privacy@sunred.nl.

Beleid voor informatiebeveiliging
Dit privacystatement staat uiteraard al in het teken van het vertrouwelijk omgaan met jouw gegevens. Jouw gegevens worden soms door externe partijen verwerkt of worden alleen in onze eigen database verwerkt. Om een duidelijk beleid op te stellen is het eerst belangrijk om te kijken naar de verschillende aspecten die aan bod komen:

Online voor eigen gebruik
De website maakt gebruik van cookies om de browse-ervaring te optimaliseren. Deze gevens blijven ten allen tijde anoniem en zijn niet te herleiden naar jou als persoon. Daarnaast krijg je op de website de mogelijkheid om je te registreren voor de nieuwsbrief. We verlangen daarbij enkel jouw voor- en achternaam en jouw e-mailadres. Vanuit privacy-oogpunt hebben wij het beleid om niet meer te verwerken dan nodig, met dit concrete voorbeeld willen we dit graag ondersteunen. De gegevens worden alleen verstuurd naar softwareprogramma’s die ons in staat stellen om het surfgedrag te analyseren en om nieuwsbrieven geautomatiseerd te kunnen versturen.

Externe partijen
Andere externe partijen, waarbij wel meer gegevens worden verwerkt dan alleen een voor- en achternaam, worden gescreend op beveiligingsservice. Daarbij werkt OutTrade alleen samen met partijen die een duidelijk inzicht geven in hoe ze met de gegevens omgaan en verzekeren dat ze de gegevens alleen gebruiken om ons optimaal te voorzien van service. Daarnaast moeten deze partijen werken met betrouwbare softwarebeveiliging, waardoor wij geen twijfel kennen of deze gegevens wel optimaal worden beschermd. Mocht er onverhoopt toch een probleem ontstaan (of een vermoeden daarvan), dan geeft de verwerkersovereenkomst aan dat wij, als gegevensverantwoordelijke, binnen 24 uur op de hoogte moeten worden gesteld.

Verwerkingsregister
Om het beleid vorm te geven en ook te kunnen monitoren, houdt OutTrade een verwerkingsregister bij vanaf 25 mei 2018. Zo krijgen wij meer inzicht in de gegevens en kunnen we ook eerder informeren en anticiperen, mocht er iets gebeuren met jouw gegevens.

Datalek
Mochten die lekken toch onverhoopt optreden, dan informeert OutTrade de Autoriteit Persoonsgegevens zo snel mogelijk en maximaal binnen 24 uur.

*Aan dit beleid wordt gewerkt en zodoende kan dit beleid nog worden aangepast en uitgebreid.

Jouw gegevens aan derden verstrekt?
Zoals eerder in dit privacystatement aangegeven, kan het voorkomen dat jouw gegevens in handen komen van derden. Dit zijn externe partijen, waarmee OutTrade contracten heeft afgesloten, om de klant zo optimaal mogelijk te bedienen. Denk daarbij aan de klantendatabase, betalingsverwerkingen, het inrichten van de website en de personeelsadministratie. Om te zorgen dat ook zij vertrouwelijk en integer omgaan met jouw gegevens, hebben wij een verwerkersovereenkomst opgesteld. Mocht je ondanks dit privacystatement nog vragen hebben, dan kun je deze altijd sturen naar privacy@sunred.nl.