Privacystatement

Mit dem Inkrafttreten der DSGVO-Gesetzgebung am 25. Mai 2018 möchten wir dir einen klaren Überblick darüber geben, was wir mit deinen Daten machen. Speichern wir sie? Und warum und wie? Und welche Daten? Du liest es auf dieser Seite. Diese Datenschutzerklärung kann angepasst und weiter spezifiziert werden.

Auf unserer Website Sunredheaters.eu (Teil von OutTrade BV) fragen wir personenbezogene Daten von dir ab, um dir so gut wie möglich helfen zu können. Natürlich tun wir unser Möglichstes, um deine Daten privat zu halten. Wir widmen innerhalb von OutTrade BV viel Zeit und Aufmerksamkeit dem Schutz deiner personenbezogenen Daten. Das finden wir sehr wichtig, schließlich geht es andere nichts an.

Welche Daten wir von dir abfragen, kannst du in unserer Datenschutzerklärung unten lesen.

Diese Datenschutzrichtlinie wurde zuletzt am 27. Mai 2024 geändert.

Zwecke und Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung
Bei OutTrade BV verarbeiten wir nur personenbezogene Daten, die für die Ausführung der Bestellung oder des Vertrags notwendig sind. Es kann sein, dass die Daten von Dritten eingesehen werden, dabei handelt es sich um Abrechnungsunternehmen oder Buchhaltungsfirmen. Niemals stellen wir als OutTrade BV einen Antrag auf besondere personenbezogene Daten, diese werden daher auch nicht an Dritte weitergegeben. Wir tun alles, um deine Privatsphäre zu gewährleisten und arbeiten mit elektronisch gesicherten Portalen, um die Daten vertraulich und sicher zu halten. Um es für dich einfach und übersichtlich zu halten, zeigen wir gruppiert, was wir von dir speichern, aus welchem Grund und auf welcher Rechtsgrundlage wir dies tun.

Dienstleistung, Kundendatenbank und finanzielle Abwicklung

• Zweck: Verwaltung von Bestellungen/Abschluss des Vertrags;
• Daten: Name, Adresse, Lieferadresse, Rechnungsadresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Zahlungsdaten, Handelsregisternummer, Umsatzsteuernummer und Kundennummer;
• Rechtsgrundlage: Ausführung des Vertrags;
• Aufbewahrungsfrist: so lange wie für diesen Zweck notwendig.

Marketing-Newsletter

• Zweck: Kunden und angemeldete Personen informieren und interessieren;
• Daten: Da die Kontakte bereits zu unserer Zielgruppe gehören, ist es für uns nicht wichtig, mehr zu wissen als nur den Vor- und Nachnamen und die (Firmen-)E-Mail-Adresse. Auf diese Weise verarbeiten wir so wenige Daten wie möglich und bleibt die Privatsphäre besser gewahrt;
• Rechtsgrundlage: erteilte Einwilligung;
• Aufbewahrungsfrist: so lange wie für diesen Zweck notwendig, es sei denn, die betroffene Person gibt an, den Newsletter nicht mehr erhalten zu wollen. Im Newsletter gibt es immer eine Option zum Abmelden. Nach dieser Meldung wird auch der Kontakt vollständig aus der Datenbank gelöscht.

Dauer der Speicherung
Die Daten werden in unserer Datenbank gespeichert, bis eine Mitteilung der betroffenen Person erfolgt oder die gesetzliche Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Dann werden die personenbezogenen Daten bei OutTrade gelöscht.

Recht auf Einsicht
Du hast als Kunde immer das Recht, Einsicht in deine eigenen Daten zu erhalten. Außerdem ist es jederzeit möglich, einen Antrag auf Berichtigung oder Löschung der Daten zu stellen. Dieser wird dann von der zuständigen Abteilung so schnell wie möglich bearbeitet. Dieser Antrag kann an info@outtrade.eu gestellt werden. Wir bemühen uns, dich dabei innerhalb von 5 tagen über das weitere Vorgehen deiner Anfrage zu informieren. Du hast außerdem nach europäischem Recht immer das Recht, eine Beschwerde einzureichen oder Widerspruch gegen die Verarbeitung deiner Daten bei der Datenschutzbehörde einzulegen. Du kannst OutTrade auch bitten, die Verarbeitung der personenbezogenen Daten einzuschränken. Unter bestimmten Voraussetzungen hast du dieses Recht. Wenn du das Recht auf Datenübertragbarkeit deiner personenbezogenen Daten in Anspruch nimmst, müssen wir als OutTrade BV dem nachkommen. Wir werden diese Daten dann in einer gängigen und übersichtlichen Form bereitstellen, die einfach in ein anderes gängiges digitales System übernommen werden kann.

Verarbeiter von personenbezogenen Daten
OutTrade BV nutzt externe Parteien, um den Vertrag so gut wie möglich auszuführen. Denke dabei an die Finanzbuchhaltung oder die Verarbeitung der Kundendaten im digitalen Auftragsverarbeitungssystem, um so den Vertrag ausführen zu können. Durch den Abschluss von Verarbeitungsverträgen stellt OutTrade sicher, dass auch sie vertraulich mit deinen (Unternehmens-)Daten umgehen.

Cookies, was und wie?
Ein Cookie ist eine kleine Textdatei, die auf einem Tablet, Smartphone oder PC platziert wird. Cookies sind notwendig, damit die Website optimal funktioniert und dir eine bessere Benutzererfahrung bietet. Sie können uns auch helfen, die Website zu verbessern und auf die Wünsche der Besucher abzustimmen. Auf unserer Cookie-Seite findest du weitere Informationen darüber, welche Cookies wir setzen und warum.

Darf diese Erklärung geändert werden?
Diese Datenschutzerklärung kann geändert werden. Deshalb empfehlen wir dir, wenn du gut informiert bleiben möchtest, diese Erklärung regelmäßig zu überprüfen. Hast du auch nach dem Lesen dieser Datenschutzerklärung noch Fragen dazu, wie wir bei OutTrade BV Daten verarbeiten? Dann sende uns gerne eine E-Mail an info@outtrade.eu. Hast du eine Beschwerde? Dann kann diese ebenfalls an dieselbe E-Mail-Adresse gesendet werden. Außerdem kannst du dich jederzeit an die nationale Aufsichtsbehörde für Datenschutz wenden. In den Niederlanden ist dies die zuständige Datenschutzbehörde.

Datenschutzbeauftragter
Derzeit ist bei OutTrade ein Datenschutzbeauftragter ernannt, mit dem du unter  info@outtrade.eu Kontakt aufnehmen kannst. Aufgrund der Art der verarbeiteten Daten und da es sich hierbei nicht um besondere personenbezogene Daten handelt, ist vorerst noch keine Datenschutz-Folgenabschätzung (DPIA) erforderlich.

Privacy by default
OutTrade verarbeitet nur Daten, die für einen bestimmten Zweck notwendig sind. Denke dabei an unsere Softwarelösungen für die gesamte Organisation, in denen wir die Daten übersichtlich und gut gesichert verarbeiten, um den Vertrag ausführen zu können. So handeln wir mit einer berechtigten Grundlage gemäß der DSGVO. Diese externe Partei unterstützt OutTrade mit zusätzlichem Software-Service und wird im Falle eines Problems immer alles tun, um das Problem so schnell wie möglich zu beheben. Darüber hinaus verlässt sich OutTrade auch auf externe Parteien, die die Finanzbuchhaltung unterstützen. Auch hier wurden klare Vereinbarungen getroffen, sodass wir sicherstellen, dass keine Daten gespeichert werden, die nicht für eine erfolgreiche Abwicklung notwendig sind.

Daten im eigenen Verarbeitungsverzeichnis erfasst
Um einen guten Überblick über die (verarbeiteten) Daten unserer Kunden zu behalten, führen wir seit dem 25. Mai 2018 auch ein Verarbeitungsverzeichnis. Darin werden eventuelle Änderungen oder neue Anmeldungen im Hinblick auf unsere Kunden vermerkt. Auf diese Weise möchten wir transparent machen, welche Informationen wir verarbeiten, wie häufig wir dies tun und auf welche Weise wir dies tun. Da dieses Register von uns gepflegt wird, kannst du als Kunde auch Einsicht in die Daten erhalten, die wir nach dem 25. Mai verarbeiten. Wie im neuen Gesetz festgelegt, kannst du jederzeit einen Antrag stellen, um Einsicht in deine Datenverarbeitung zu erhalten. Auch hierfür wende dich an info@outtrade.eu.

Informationssicherheitsrichtlinie
Diese Datenschutzerklärung steht selbstverständlich bereits im Zeichen des vertraulichen Umgangs mit deinen Daten. Deine Daten werden manchmal von externen Parteien verarbeitet oder nur in unserer eigenen Datenbank gespeichert. Um eine klare Richtlinie zu erstellen, ist es zunächst wichtig, auf die verschiedenen Aspekte zu achten, die dabei eine Rolle spielen:

Online für den Eigengebrauch
Die Website verwendet Cookies, um das Surferlebnis zu optimieren. Diese Daten bleiben jederzeit anonym und sind nicht auf dich als Person zurückzuführen. Außerdem hast du auf der Website die Möglichkeit, dich für den Newsletter zu registrieren. Wir verlangen dabei nur deinen Vor- und Nachnamen sowie deine E-Mail-Adresse. Aus Datenschutzgründen haben wir die Richtlinie, nicht mehr zu verarbeiten als nötig, mit diesem konkreten Beispiel möchten wir dies gerne verdeutlichen. Die Daten werden nur an Softwareprogramme gesendet, die uns in die Lage versetzen, das Surfverhalten zu analysieren und Newsletter automatisiert zu versenden.

Externe Parteien
Andere externe Parteien, bei denen mehr Daten verarbeitet werden als nur Vor- und Nachname, werden auf Sicherheitsservice überprüft. Dabei arbeitet OutTrade nur mit Parteien zusammen, die klar darlegen, wie sie mit den Daten umgehen und sicherstellen, dass sie die Daten nur verwenden, um uns optimalen Service zu bieten. Darüber hinaus müssen diese Parteien mit zuverlässiger Software-Sicherheit arbeiten, sodass wir keinen Zweifel daran haben, dass diese Daten optimal geschützt werden. Sollte dennoch ein Problem auftreten (oder ein Verdacht darauf), gibt der Verarbeitungsvertrag an, dass wir als Verantwortliche innerhalb von 24 Stunden informiert werden müssen.

Verarbeitungsverzeichnis
Um die Richtlinie zu gestalten und auch zu überwachen, führt OutTrade seit dem 25. Mai 2018 ein Verarbeitungsverzeichnis. So erhalten wir mehr Einblick in die Daten und können auch früher informieren und reagieren, sollte etwas mit deinen Daten passieren.

Datenleck
Sollte es dennoch zu Datenlecks kommen, informiert OutTrade die Datenschutzbehörde so schnell wie möglich und maximal innerhalb von 24 Stunden.

An dieser Richtlinie wird gearbeitet und sie kann daher noch angepasst und erweitert werden.

Werden deine Daten an Dritte weitergegeben?
Wie bereits in dieser Datenschutzerklärung angegeben, kann es vorkommen, dass deine Daten in die Hände Dritter gelangen. Dies sind externe Parteien, mit denen OutTrade Verträge abgeschlossen hat, um den Kunden so optimal wie möglich zu bedienen. Denke dabei an die Kundendatenbank, Zahlungsabwicklungen, die Gestaltung der Website und die Personalverwaltung. Um sicherzustellen, dass auch sie vertraulich und integer mit deinen Daten umgehen, haben wir einen Verarbeitungsvertrag aufgesetzt. Solltest du trotz dieser Datenschutzerklärung noch Fragen haben, kannst du diese jederzeit an info@outtrade.eu senden.